נפגשתי היום עם נדין כהן לשיחה על אופן אופיס וגם כדי למסור ד"ש מאחת ממובילות הפרוייקט בצרפת אותה פגשתי בכנס FOSDEM. השיחה עם נדין היתה מעניינת כי היא כללה היבטים שונים של עבודה עם אופן אופיס מאלה שאני מכיר - כיצד מטמיעים את המערכת בארגונים. נדין מתעסקת בעיקר בהדרכה בנושאי אופיס ואופן אופיס ויוצא לה לראות כיצד "מתייחסים" ארגונים שונים לידע בנושאי כלי האופיס (ללא קשר ליצרן).
האם מקום עבודה שרוצה להיות יעיל ידאג להכשרה מסודרת בנושא מעבד התמלילים וגיליון הנתונים? רוב המקומות אינם דואגים ומתבססים על ידע מוקדם של אנשים או שיהיה איזה גאון תורן שיציל את המצב.
פער הידע בולט במיוחד בזמן שינויים - מעבר לתוכנה אחרת או שידרוג גרסה. אנשים יוצאים מהאזור הנוח שלהם (sweet spot) וחושפים את חוסר הידע שהצליחו להסתיר. דוגמאות פשוטות לחוסר ידע בעבודה עם מעבד תמלילים כוללות הכרות עם מבנה עמוד (חלוקה לפסקאות, כותרות), מספור אוטומטי לסוגיו ועוד. הדבר אינו נראה מיד במסמך פשוט, אך בולט מאוד במסמכים מורכבים.
חזרה לאופן אופיס - נראה כי ארגונים רבים אינם מבינים את המשמעות של כלי אופיס לעבודה השוטפת שלהם וחושבים ששינוי תוכנה יכול להתבצע ללא הדרכה, הטמעה וליווי (בעיקר מענה על שאלות ופתרון בעיות). הדבר נכון באותה מידה גם לשדרוג של גרסאות מיקרוסופט אופיס (ובעיקר בעקבות השינויים שבוצעו באופיס 2007).
אחת הבעיות של ארגונים היא חמדנות היתר בנושא זה. ארגונים רבים עוברים לאופן אופיס כדי לחסוך את עלות הרישיוי, אך לא חושבים לנצל לטובתם את הכסך שנחסך וממשיכים לא להשקיע בהדרכה. לא שעד היום הם השקיעו, אך כעת הם יכולים גם לחסוך כסף על רישוי, גם להוציא כסף על הדרכה ועוד לגלות שהם חסכו בהוצאות הכוללות (בלי להתייחס ליעילות שתשתפר כתוצאה משימוש נכון יותר בתוכנה).
ארגונים רבים רוצים הכל בחינם, ומתבלבלים בין חופשי לבין חינם. תוכנה חופשית ברוב המקרים היא חינמית, אך לא בהכרח. את שאר ההוצאות הקשורות לתוכנה בכלל, תוכנה חופשית אינה חוסכת לחלוטין, אך היא עדיין משיגה (לדעתי) החזר השקעה הרבה יותר טוב על הכסף.
ביקשתי מנדין לכתוב בעצמה קצת יותר על נושא ההטמעה כפי שהיא רואה אותו, ובעיקר על הטעויות שארגונים רבים מבצעים בתהליך.
האם מקום עבודה שרוצה להיות יעיל ידאג להכשרה מסודרת בנושא מעבד התמלילים וגיליון הנתונים? רוב המקומות אינם דואגים ומתבססים על ידע מוקדם של אנשים או שיהיה איזה גאון תורן שיציל את המצב.
פער הידע בולט במיוחד בזמן שינויים - מעבר לתוכנה אחרת או שידרוג גרסה. אנשים יוצאים מהאזור הנוח שלהם (sweet spot) וחושפים את חוסר הידע שהצליחו להסתיר. דוגמאות פשוטות לחוסר ידע בעבודה עם מעבד תמלילים כוללות הכרות עם מבנה עמוד (חלוקה לפסקאות, כותרות), מספור אוטומטי לסוגיו ועוד. הדבר אינו נראה מיד במסמך פשוט, אך בולט מאוד במסמכים מורכבים.
חזרה לאופן אופיס - נראה כי ארגונים רבים אינם מבינים את המשמעות של כלי אופיס לעבודה השוטפת שלהם וחושבים ששינוי תוכנה יכול להתבצע ללא הדרכה, הטמעה וליווי (בעיקר מענה על שאלות ופתרון בעיות). הדבר נכון באותה מידה גם לשדרוג של גרסאות מיקרוסופט אופיס (ובעיקר בעקבות השינויים שבוצעו באופיס 2007).
אחת הבעיות של ארגונים היא חמדנות היתר בנושא זה. ארגונים רבים עוברים לאופן אופיס כדי לחסוך את עלות הרישיוי, אך לא חושבים לנצל לטובתם את הכסך שנחסך וממשיכים לא להשקיע בהדרכה. לא שעד היום הם השקיעו, אך כעת הם יכולים גם לחסוך כסף על רישוי, גם להוציא כסף על הדרכה ועוד לגלות שהם חסכו בהוצאות הכוללות (בלי להתייחס ליעילות שתשתפר כתוצאה משימוש נכון יותר בתוכנה).
ארגונים רבים רוצים הכל בחינם, ומתבלבלים בין חופשי לבין חינם. תוכנה חופשית ברוב המקרים היא חינמית, אך לא בהכרח. את שאר ההוצאות הקשורות לתוכנה בכלל, תוכנה חופשית אינה חוסכת לחלוטין, אך היא עדיין משיגה (לדעתי) החזר השקעה הרבה יותר טוב על הכסף.
ביקשתי מנדין לכתוב בעצמה קצת יותר על נושא ההטמעה כפי שהיא רואה אותו, ובעיקר על הטעויות שארגונים רבים מבצעים בתהליך.